Phường 3 không chỉ là một trong những đơn vị đi đầu trong cải cách hành chính (CCHC) ở Ðà Lạt mà còn là địa phương thực hiện tốt việc ứng dụng ISO vào giải quyết thủ tục hành chính cấp xã – phường khi được chọn làm thí điểm.
Không hồ sơ trễ hạn
Là một trong 2 xã – phường được Đà Lạt chọn làm thí điểm, Phường 3 bắt đầu xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 trong năm 2018.
Với sự hỗ trợ của Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Sở Khoa học Công nghệ Lâm Đồng và Công ty Dịch vụ tư vấn Khoa học – Công nghệ Việt, trong tháng 4/2018 Phường 3 đã bắt đầu áp dụng ISO từng bước cho cấp xã – phường tại đơn vị mình.
Sau khi toàn thể cán bộ, công chức, viên chức (CB, CC, VC) được tập huấn, UBND Phường đã ban hành kế hoạch, thành lập Ban chỉ đạo, phân công cán bộ chuyên môn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng của Phường, bao gồm 1 sổ tay chất lượng, 2 quy trình nội bộ, 5 quy trình chung và 113 quy trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) thuộc 14 lĩnh vực. Phường đồng thời cũng xây dựng phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực.
Trong tháng 8/2018, UBND Phường 3 đã công bố Hệ thống Quản lý Chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2015; đến tháng 12/2018, Phường tiến hành đánh giá nội bộ; ban hành việc sửa đổi và bổ sung hệ thống tài liệu, đồng thời tiếp tục nghiên cứu cải tiến hệ thống, chuẩn bị cho công tác kiểm tra, đánh giá sau công bố.
Như ông Nguyễn Đức Dũng, Chủ tịch UBND Phường 3 cho biết, việc áp dụng ISO vào giải quyết thủ tục hành chính cấp xã – phường tại đơn vị bước đầu đã mang lại những hiệu quả rất tích cực.
Cụ thể, khi áp dụng ISO vào trong công tác giải quyết TTHC, hầu hết các bộ phận làm việc của Phường đều buộc phải vận hành theo quy trình của hệ thống này với những yêu cầu nghiêm ngặt, tuân thủ thời gian thực hiện theo qui định. Và chính điều này đã khiến hồ sơ được giải quyết nhanh hơn, số hồ sơ giải quyết trước hạn của người dân cũng tăng lên nhiều.
Tính tổng cộng trong năm 2018, UBND Phường 3 đã tiếp nhận 10.713 hồ sơ, trong đó đã giải quyết trước hạn 1.520 hồ sơ (trên 14%), toàn bộ số hồ sơ còn lại, gồm 9.193 hồ sơ, đều được giải quyết đúng hạn, không có hồ sơ nào trễ hạn.
Cùng đó, thêm một điều khác mà ông Dũng cũng muốn nhấn mạnh, đó chính là tinh thần trách nhiệm của từng CB, CC trong đơn vị đã được nâng cao rõ rệt. “Mọi người phải tìm hiểu, nghiên cứu, nắm bắt rõ từng quy trình trong hệ thống để vận hành, thông qua đó đã nâng tính chuyên nghiệp trong công việc của mình lên cao, tập trung vào các hoạt động nghiệp vụ” – ông Dũng nhận xét.
Nâng chất lượng và hiệu quả công việc
Một trong những điểm nổi bật của UBND Phường 3 trong công tác CCHC lâu nay chính là việc vận động cán bộ, công chức ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết tốt công việc hằng ngày.
CB, CC tại phường phân công làm việc tại bộ phận một cửa lâu nay đã thực hiện tốt cơ chế một cửa, một cửa liên thông, một cửa hiện đại tại phường trong giải quyết TTHC.
Phường cũng yêu cầu mọi người sử dụng tốt hộp thư công vụ và các phần mềm chuyên dụng được trang bị trong việc lưu trữ, chuyển công văn đi và đến trên hệ thống theo qui định nhằm tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí vận hành.
Phường lâu nay cũng thực hiện tốt việc niêm yết, công khai hóa thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa ở UBND Phường; cử cán bộ thường xuyên theo dõi, rà soát, đối chiếu với các văn bản công bố mới trong các lĩnh vực để công bố trên bảng niêm yết cho mọi người dân biết.
Hằng năm, Phường vẫn thường xuyên thực hiện việc khảo sát ý kiến người dân đối với dịch vụ hành chính công thực hiện tại đây nhằm rút kinh nghiệm, cải tiến cách làm cho tốt hơn thông qua sự phản ánh của dân.
Như trong năm 2018 vừa qua, trong 763 ý kiến được hỏi, hầu hết người dân đều tỏ ra hài lòng về kết quả giải quyết TTHC tại bộ phận một cửa của Phường cũng như khá hài lòng về cách ứng xử, giao tiếp, tinh thần trách nhiệm của CB, CC làm việc tại đây.
Việc đưa ISO vào áp dụng trong năm 2018 cùng với hệ thống một cửa điện tử, văn phòng điện tử triển khai lâu nay, theo ông Dũng, đã góp phần hỗ trợ đắc lực cho việc giải quyết TTHC của Phường; việc theo dõi, kiểm soát hồ sơ được nâng cao, khiến tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn và trước hạn tăng cao khiến người dân rất hài lòng.
Chính vì vậy, trong thời gian đến, UBND Phường 3 như ông Dũng cho biết sẽ tiếp tục vận hành có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại đơn vị mình, đẩy mạnh việc tuyên truyền đến các tổ dân phố trên địa bàn về ứng dụng ISO trong CCHC; hướng đến sự phục vụ người dân ngày càng tốt hơn nữa.
Trong áp dụng ISO, Phường cho biết cũng sẽ thực hiện tốt việc cập nhật các văn bản mới, duy trì tốt công tác đánh giá nội bộ, họp xét của lãnh đạo định kỳ ít nhất mỗi tháng 1 lần, tăng cường công tác quản lý, điều hành; nâng cao kỷ cương, kỷ luật hành chính tại Phường; đồng thời chú ý thực hiện cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 này theo yêu cầu.
Viết Trọng (Báo Lâm Đồng, 29/01/2019)
